What Is Creative Project Management?
Creative project management (CPM) is the process of guiding a team's effort to complete a project while fostering an environment that encourages creative ideas to flourish. This process involves balancing structured planning with the flexibility needed to embrace creative development.
The Difference Between Creative Project Management and General Project Management
Creative project management focuses on leading teams in environments such as marketing or advertising, where nurturing creativity is crucial. Traditional project management typically involves a more structured process used in fields such as construction or software development.
While these two styles have a different approach, they share the same core lifecycle and can be integrated to enhance business success and project outcomes.
Traditional project management follows a clear roadmap from beginning to end, wherein a project manager identifies roles, tasks, tools, and resources. Over the years, PMs have established and created this formal end-to-end process. Creative projects, however, don’t produce bridges or buildings. Advertising agencies, creative studios, and marketing departments are filled with idea people. Because creative projects aren’t measured by technical specifications, project managers from other industries often struggle with creative projects.
Jillian Knoepfel, Content Operations Manager at Smartsheet, explains the difference from the project manager perspective: “A creative project manager should carry out the same foundational duties that are expected from a general project manager. They should ensure that the project is on track and on budget; they should be certain that stakeholders and teams have the right information at the right time. With a holistic view of all the project components, they should be making sure that all the moving parts and people involved are connecting at the right touchpoints and advancing toward the same goal. In addition, the creative project manager should take the general project management role one step further by leveraging their knowledge of creative processes and their empathy for creative teams to deliver a project successfully.”
Like traditional projects, creative projects are time bound — they have start and end dates. So, in addition to meeting time constraints, PMs also have to manage costs and work within those boundaries. Moreover, creative project managers have to face a further challenge because creative projects are often interrelated, with tasks and activities that depend on one another.
Here are the major characteristics of creative projects:
- Creative Work Is Subjective: Creative work is hard to quantify. There are few metrics or key performance indicators (KPIs) for a good design. While nothing supersedes high-quality work, “quality” is hard to define. Establish criteria with objective language, but leave room for the creative process to evolve during a project.
- Creative Projects Are Unique: They may be similar to other projects, but they are never identical. One advertising campaign can build on elements of another, but each project is unique and you must approach each accordingly.
- Creative Projects Require Special Communication Skills: You have to translate what your clients need into specific tasks that the team can accomplish. When you manage a project, you need shared vocabulary, so you can explain what works and what doesn’t.
- A Creative Project’s Objectives Are Often Undefined: The objectives of your project are driven by the goals of the project. They need to be specific and measurable. One way to arrive at these objectives is to follow the SMART process: specific, measurable, achievable or attainable, realistic, and time bound. Learn more about writing SMART objectives and use this SMART goals template to help you.
- Creative Projects Rely on Collaboration: Unlike technical projects, which typically follow a straightforward process, creative projects are highly collaborative, unleashing creativity. In successful projects, everyone works together because collaboration is baked into every facet of the team. Involve team members when setting targets and evaluating and assigning roles. Nurture the less engaged and introverted members of the team. Encourage senior members of your team to mentor the less experienced staff. From the kickoff meeting (when you align your departments with the project goals) to the final presentation, you can monitor collaboration with regular team meetings and smaller group check-ins.
- Creative Projects Change Frequently: Clients may change their minds about what they want. Team members may have a better idea about the direction of a project. The vision of your stakeholders might not line up with your team’s creativity. While change is inevitable in any project, strong client onboarding can help you avoid surprises later. At the same time, leave enough wiggle room for creative flexibility within the project. Don’t commit to so many specifics that your team won’t be able to put its best work forward.
“If it’s true that project management is like herding cats, creative project management is like herding toddlers that are determined to draw on your walls in crayon,” says Nuala Turner, editor at The Digital Project Manager. “You still need to get everyone working to achieve the project goal on time, but you also need to leave space for creativity, which isn’t always a predictable or linear process.”
Check out this creative operations management guide for additional information on how to streamline your internal creative operations and reap the benefits of creative operations management.
Creative Project Management Process
Creative project management adapts the traditional project management cycle to meet the unique demands of creative projects. While it follows the familiar steps of initiation, planning, execution, monitoring, and closure, creative project management incorporates specific nuances at each stage.
These adjustments ensure that the creative process remains flexible and open to innovation, while still providing the structure needed to meet project goals and deadlines effectively.
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet
Oscar Ramirez, Design Director at Smartsheet, explains where the differences in the project management cycle are most notable: “The foundational stages of project management, including scoping, conceptualization, and development, remain consistent. However, the process of gathering requirements differs significantly, especially for external agencies. These agencies must conduct more extensive requirement gathering to address all the technical aspects they neither control nor manage directly. This process requires engaging with a variety of stakeholders and adjusting the scope and details of deliveries based on client payments. Because of the number of deliveries, the types of files you deliver, and the level of detail required in each phase, the delivery stage in a CPM cycle is also different than that in a traditional PM cycle. In fact, you must manage all stages quite carefully in order to meet these expanded requirements.”
“For creative projects, the initiation and planning phases often take up a significant amount of time, leaving little room for execution. It's common for planning to consume 80 percent of the timeline, which can cramp the execution phase. As a project manager, you need to ensure that you’re allocating enough time for actual project execution,” explains Cinthya Ramírez, Creative Project Manager at Smartsheet. "Creative project management must be flexible because creative work, such as designing a video or a webpage, isn't just about following a strict process. It involves generating ideas and revisions based on feedback, which can sometimes significantly alter the project timeline."
Creative Project Management for Creative Teams
Project managers guide the work, but the team makes projects come to life. Therefore, your success depends on fostering an environment that nurtures creatives and encourages collaboration. Your company’s culture is critical to setting a tone of transparency and sharing.
The secret ingredients are your vision and philosophy for bringing people together and giving everyone a voice.
This approach plays out in how you establish your creative workflow. You’ll need to clarify roles and responsibilities to avoid duplication or conflict, while also encouraging collaboration. As you map out the workflow to support a project’s scope, make room for both creativity and efficiency. And consider software tools that work best for your team’s structure and style. Learn more about creating and implementing a creative workflow for your organization below.
When comparing a creative agency with an internal creative team, there are many qualities that overlap, but also multiple differences that impact the way in which creative projects are managed. The following table highlights some of the key differences between the two, as identified by Knoepfel:
Characteristic | Internal Creative Team | Creative Agency |
|---|---|---|
| Focus and expertise | An internal team typically has a deeper understanding of the company's brand, culture, and long-term business goals. It can develop customized content more quickly, i.e., content that aligns closely with the company’s strategic objectives. | An agency often brings a broader range of experiences and industry best practices due to working with a diverse set of clients. It can provide fresh perspectives and ideas that an internal team might overlook. |
| Scalability and flexibility | An internal team may have limitations in scaling up quickly due to hiring constraints and budget limitations. However, it offers more stability and continuous availability. | An agency may take more time to get up and running on projects due to onboarding. However, once fully briefed, it can scale resources up or down depending on the project needs, providing greater flexibility for short-term and large-scale projects. |
| Creativity and innovation | While highly knowledgeable about the brand, an internal team might become entrenched in company norms and less likely to challenge the status quo, potentially limiting creativity. | An agency often brings a fresh, outsider perspective that can spur innovation and creative solutions. Its exposure to different industries and trends can lead to more diverse and cutting-edge ideas. |
| Turnaround time and efficiency | An internal team’s familiarity with internal processes and direct access to other departments can lead to faster decision-making and execution for certain projects. However, it may also get bogged down by internal bureaucracy. | While, initially, an agency might need more time to understand the brand and its needs, it often has well-honed processes for delivering high-quality work efficiently. However, the need for coordination and communication with the client can sometimes slow things down. |
| Cost structure and benefits | An internal team usually consists of salaried employees, leading to predictable and often lower long-term costs. However, its initial setup and ongoing overhead (salaries, benefits, training) can be significant. | An agency tends to work on a project or retainer basis, which can be expensive but offers flexibility. Costs are more variable and can be high for specific campaigns, but there is no ongoing overhead when an agency is not in use. |
Creative Project Management for Creative Agencies
Successful creative agencies have built reliable processes, so they avoid starting from scratch with every project. But an agency’s process varies with client requirements. The most successful agencies are fanatical about their process because they’ve learned what works.
Make sure that your process reflects your core communication and collaboration values and that it includes the following:
- A meeting and feedback schedule that involves clients at every stage
- Regular status updates to both internal and external stakeholders
- A main point of contact between the client (external) and your team (internal)
- An agency project manager who contributes at each step of the process
- Research for your project that mines qualitative data from your agency’s database and analyzes data from other sources
“Projects at creative agencies often have less flexible deadlines, tighter budgets, and fewer resources at their disposal than projects undertaken by internal creative teams,” explains Turner. “There’s less time and freedom to come up with creative concepts, and you’re often beholden to client demands, which typically aren’t all that creative. This means that project managers have to keep a tighter leash on their team when it comes to concepting and ideation and have to keep a closer eye on the timeline.”
“Project management in creative agencies tends to be more dynamic and deadline-driven due to diverse clients, while internal creative teams often have the advantage of intimate brand familiarity,” says Gianluca Ferruggia, General Manager at DesignRush. “This deep understanding can allow for greater flexibility and experimentation.”
Creative Project Management Best Practices
Unlike conventional project management best practices, creative PM best practices require consideration of the following factors: Creative work is subjective; creative projects are unique; creative projects require special communication skills; a creative project’s objectives are often undefined; creative projects rely on collaboration; and creative projects change frequently.
Turner’s best practices suggestions focus on three areas:
- Resource Allocation: “You need to pay attention to creative skills when allocating resources. Just because your designer can do UX work, that doesn’t automatically mean they can also craft a print ad. Make sure to assign work according to the team member’s creative expertise. This will help you keep to your timeline and ensure the team stays engaged in its work.”
- Time Estimates: “Pad your time estimates, especially for the concept and ideation stages. It can take time for creative inspiration to strike. Give your team a bit of extra time to come up with something great, but know when to cut it off and focus on the essentials. This way, you’ll strike a balance between staying on track with your timeline and coming up with a creative idea that will wow stakeholders.”
- Feedback: “Be mindful when giving feedback on creative work. Creative team members often feel emotionally attached to their work, so make sure you are constructive and encouraging with feedback. If you aren’t, team members might feel less safe sharing off-the-wall ideas, and you don’t want to stifle creativity.”
“A CPM shares many of the same best practices as a general PM. However, the following two abilities in particular set a successful CPM apart: being able to continuously develop skills to best support a creative team; and being able to give the team the tools to manage the underlying processes of a project and deliver it successfully,” says Knoepfel. “By leveraging a project management or work collaboration system that seamlessly connects to resource management and digital asset management tools, a CPM is better positioned to establish and automate consistent workflows, manage timelines and creative reviews, store and distribute creative digital assets, and remove roadblocks, so the creative team can focus and innovate.”
“In my experience, successful creative project management practices include communicating clearly , providing adequate scaffolding, understanding team dynamics, and maintaining a balance between delivering the client's vision and preserving creative integrity,” says Ferruggia. “One key consideration when managing creative projects is accounting for iterations and creative blocks. Scheduling buffer time and fostering an open, feedback-driven environment are essential to nurturing the creativity of the team.”
Cinthya Ramirez highlights the importance of setting clear expectations early. “In creative projects, it's crucial to set the right expectations about timing and process from the outset. To do this, you must be up front about the rounds of feedback and revisions, which helps manage stakeholder expectations and prevents last-minute rushes that can compromise the quality of creative output." She adds that “creative projects require ongoing communication and checks with stakeholders in order to monitor progress and make necessary adjustments. Effective project management integrates these checks into the workflow to ensure that everyone is aligned and the project stays on track."
Communication is vital, not only with stakeholders but also within creative teams. Sharing information is paramount to a project’s success. “Creativity Management from the Ad Agency Perspective,” a study from the Lulea University of Technology, concluded that the right communication process boosts creativity. As the authors explain, “It is important to keep an open flow of communication and stress the significance of internal communication between all levels. An open flow of communication smooths the sequence of work and sustains a high level of creativity in the workplace. Our findings motivate us to believe that communication is the utmost underlying cause for encouraging creativity in the workplace.”
Creative Project Management Examples
Creative project management prioritizes flexibility and creativity. Due to the unique demands of creative projects, which require specialized approaches and adaptability, a PM must employ project management strategies that are tailored distinctively to these demands.
“Creative projects involve more collaboration than non-creative projects. Project managers can facilitate collaboration by holding weekly brainstorm meetings and building multiple rounds of feedback into the creative process. Also, as requirements for creative projects tend to be more ambiguous, project managers need to be more diligent about getting approvals and direction from clients or project sponsors and must clearly communicate that information to their team,” explains Turner. “Keeping a creative team motivated is more nuanced than doing such with a non-creative team. Inspiration can strike at any time, but so can creative blocks. Project managers can facilitate short daily team-building exercises or brain warm-ups like word association games to get the creative juices flowing.”
“At our agency, we approach CPM as a dynamic process, which means extensive collaboration and brainstorming sessions. At the same time, we allow more flexibility and iteration, which often involves a lot of adjustments during the development process,” explains Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design. “Plus, the project manager is prepared for any unexpected changes and is open to trying new approaches on the go. This can make the timeline less predictable but ultimately leads to a more innovative final product.”
“Creative project management, unlike general project management, requires a strong understanding of the creative process and mutual respect for artistic freedom. I've found the need to drive creativity without hampering it is a distinctive trait of creative project management,” emphasizes Ferruggia. “A typical example of creative project management could be managing a website design project. While the goals and deadlines may be similar to any other project, the variables like design variations, creative freedom, and iterations are unique, adding a different layer of complexity.”
Oscar Ramírez highlights differences between agencies and internal teams when it comes to project delivery and evaluation. "When managing internal creative teams, controlling processes is easier. You can iterate deliverables more frequently and quickly relaunch if something goes wrong — that often means fixing issues within minutes. In contrast, at an agency, where you lack control over internal mechanisms such as website management or direct access to technical support, you might have to wait for the next website update cycle to make changes.
Tom Molnar, Operations Manager at Fit Design
“At an agency, you need to use metrics and KPIs to assess success and justify your changes, or you risk losing a contract,” he added. “The extent of measurements, the team's structure, and the KPIs you establish are crucial. Additionally, the documentation required to manage your processes becomes more detailed the less control you have over a project. In contrast, in-house teams often need less documentation because they have greater control over internal factors than agencies do.”
In real-life creative project management, flexibility is not just beneficial, it's essential. Cinthya Ramirez notes that creative work requires a management approach that accommodates unexpected changes without compromising the project timeline. She uses flexible scheduling rather than fixed deadlines in order to create broader time frames, so she can account for the variability in creative tasks.
"As a creative project manager, I've learned the importance of setting realistic expectations,” says Cinthya Ramirez. “For instance, while we might plan to complete the initial phase in a week and then proceed to stakeholder reviews, the reality is that the feedback could lead to significant changes. It’s crucial to understand that sometimes, regardless of our initial plans, we may need to extend timelines to accommodate these changes. This flexibility allows us to manage projects more effectively, ensuring that all parties understand the fluid nature of creative work and the potential need for adjustments."
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Qu’est-ce que la gestion de projets créatifs ?
La gestion de projets créatifs est un processus dans lequel les chefs d’équipe organisent et gèrent le travail d’un projet, tout en stimulant la façon organique dont les idées créatives prennent vie.
La gestion de projets créatifs, une branche récente de la gestion de projet, n’a jusqu’à présent généré que peu de données sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cependant, alors que les bonnes pratiques évoluent, une chose est déjà certaine : vous avez besoin d’une approche qui correspond à votre équipe. Le secret pour réussir consiste à être une source d’inspiration afin de pouvoir motiver votre équipe, et à exceller dans la communication avec celle-ci et avec vos clients.
Contrairement à la gestion de projets créatifs, la gestion de projet traditionnelle est un processus qui initie, planifie, exécute, contrôle et clôture le travail au sein d’un projet de construction ou de développement de logiciels. Mais cela ne fonctionne pas avec les personnes créatives qui conçoivent des projets marketing ou publicitaires. Néanmoins, ces deux styles n’ont pas à s’opposer ; il est possible de les combiner pour nourrir votre entreprise et votre réussite.
La gestion de projet traditionnelle suit une feuille de route claire du début à la fin, identifiant les rôles, les tâches, les outils et les ressources. Au fil des ans, les chefs de projet ont créé et mis en place un processus formel, du début à la fin, qui peut être utilisé dans la fabrication et la défense, comme le programme de sous-marins nucléaires Polaris de la marine américaine.
Les projets créatifs, en revanche, ne produisent pas de ponts ou de bâtiments. Les agences publicitaires, les studios créatifs et les services marketing fourmillent de personnes pleines d’idées. Étant donné que les projets créatifs ne sont pas déterminés par des spécifications techniques, les chefs de projet issus d’autres secteurs ont souvent du mal avec ces projets-là.
Les avantages d’une gestion de projets créatifs solide
Une gestion solide des projets créatifs fera croître votre entreprise et votre équipe. Sans processus, la créativité peut s’éparpiller : votre équipe peut s’enliser à la recherche d’idées qui ne répondent pas aux besoins de vos clients ou ne pas parvenir à terminer le travail.
La gestion de projets créatifs transforme votre taux de réussite. Le fait d’avoir un processus fiable en place vous aidera à :
- Guider le projet.
- Utiliser une analyse commerciale solide.
- Minimiser les risques.
- Gérer les ressources raisonnablement.
- Contrôler la qualité de ce que vous livrez.
La gestion de projets créatifs permet également à votre équipe de mieux maîtriser son temps en permettant à ses membres d’éviter de :
- Suivre des idées qui ne correspondent pas à la portée du travail
- Être distraits par les détails de la gestion du projet
- Assister à trop de réunions
- Outrepasser leur rôle
- Faire le travail d’autres membres de l’équipe
Quelles sont les difficultés de la gestion de projets créatifs ?
La gestion de projets créatifs fait face à des difficultés uniques. Ci-dessous, nous présentons les obstacles que vous rencontrerez et la façon dont vous pourrez les gérer.
Les clients ont des attentes irréalistes
Les projets créatifs sont différents des produits à base de briques ou d’octets. Les clients des projets créatifs, eux aussi, sont différents ; vous n’avez pas affaire à une entreprise qui veut un nouveau garage à étages. Ils savent peut-être ce qu’ils veulent, mais pas ce dont ils ont besoin, ou ils ne sont peut-être même pas en mesure d’expliquer ce qu’ils veulent… ils veulent simplement quelque chose qui générera des résultats. Voici quelques façons de travailler avec ces clients :
- Écoutez : comprenez clairement leurs difficultés, leurs préoccupations et leurs défis. Si vous faites preuve d’empathie pour leurs problèmes, vous pourrez collaborer pour définir des objectifs plus clairs et plus réalistes. Cela vous aidera, en fin de compte, à produire ce dont ils ont besoin, et pas seulement quelque chose que vous pouvez leur vendre.
- Expliquez : l’une des choses les plus importantes que vous ferez est l’intégration des clients. Ce processus donne le ton de votre relation. Pendant ce laps de temps, expliquez le processus créatif, aidez-les à appréhender le temps nécessaire pour produire les livrables qu’ils souhaitent, et définissez les attentes quant à la façon dont ils devront vous remonter des commentaires clairs pendant votre partenariat.
- Parlez : avez-vous déjà participé à une réunion au cours de laquelle vous vous êtes rendu compte que chacun avait une vision différente du produit final ? Gardez le projet sur la bonne voie en obtenant des commentaires tôt et souvent. Organisez régulièrement des réunions de statut et gérez les attentes concernant les modifications et les calendriers.
Les ressources ne sont pas interchangeables ou adaptables
Vous ne pouvez pas remplacer un directeur créatif par un autre, comme vous pourriez remplacer une ampoule. Chaque personne créative est différente, avec des approches, des façons de penser et des compétences de collaboration différentes.
De la même manière, vous ne pouvez pas créer une campagne publicitaire cinq fois plus rapidement en multipliant par cinq fois le nombre de personnes intervenant sur le projet. Et vous ne pouvez certainement pas résoudre un problème de conception en y consacrant simplement plus d’heures de personnel. Davantage de personnes peuvent mener à plus de créativité, mais lorsque vous ajoutez des membres à l’équipe, vous augmentez également le temps que vous passerez à réfléchir, à passer au crible les idées et à gérer la dynamique de l’équipe.
De même, les livrables des projets créatifs ne sont pas des widgets qui peuvent être rapidement créés si vous échangez les membres de l’équipe ou si vous allouez plus de personnes au problème. Lorsque vous démarrez un projet, assurez-vous d’avoir les bonnes personnes dans les bons rôles avec la bonne alchimie au sein de l’équipe. Utilisez votre intelligence émotionnelle pour trouver la recette parfaite.
Les nouvelles technologies perturbent le flux de travail traditionnel
La technologie vous donne de la vitesse et de la flexibilité. Elle transforme la façon dont vous collaborez sur les projets créatifs et dont vous les passez en revue et les peaufinez. La technologie basée sur le cloud peut offrir les avantages suivants :
- Automatisation de la gestion de projet de routine.
- Amélioration de la communication.
- Stimulation de la collaboration sociale.
- Fourniture d’outils mobiles permettant aux équipes de travailler à distance.
- Génération de rapports en temps réel.
Les technologies émergentes, telles que l’intelligence artificielle (IA), la réalité augmentée (RA) et la réalité virtuelle (RV), ont le potentiel de changer la façon dont vous produisez du contenu créatif. Par exemple, Google a utilisé une expérience d’IA appelée Sketch-RNN qui permet de dessiner à l’aide d’un modèle de réseau neuronal (c’est-à-dire un système mathématique complexe capable d’apprendre des tâches en analysant des données). Les réalités augmentée et virtuelle offrent des plateformes entièrement nouvelles pour les créateurs de contenu. Au cours des deux dernières années, Lowe’s, Home Depot et Ikea ont développé des applications pour vous permettre de voir à quoi ressembleront leurs produits dans votre bureau ou à la maison.
Les chefs de projet créatifs peuvent utiliser la technologie basée sur le cloud pour tirer le meilleur parti de leur temps et de leur équipe. Une fois que vous avez automatisé les tâches de routine, vous disposez de plus de temps pour vous concentrer sur l’avenir de la création de contenu et conserver votre avantage concurrentiel.
De quelles compétences un chef de projets créatifs a-t-il besoin ?
Les chefs de projet « cerveau gauche », axés sur les chiffres et les livrables, peuvent se heurter aux créatifs « cerveau droit », qui fourmillent de nouvelles idées. Comment réussir dans la gestion de projets créatifs ? Voici les compétences les plus importantes pour les chefs de projets créatifs :
- Maîtriser plusieurs disciplines : la gestion de projets créatifs ne couvre plus un seul domaine d’expertise. Les chefs de projets créatifs doivent comprendre les projets destinés aux plateformes imprimées, numériques et interactives, ainsi que la publicité, les événements, le marketing, la promotion et la technologie.
- Avoir une vue d’ensemble et une vue de tous les détails : l’ensemble du projet est plus grand que la somme de ses parties. Pour gérer efficacement un projet, effectuez un zoom arrière pour voir l’objectif et un zoom avant pour voir les détails.
- Être honnête et agir avec intégrité : les grands leaders sont transparents. Ils partagent leurs connaissances, respectent leurs promesses et joignent le geste à la parole. Vous souhaitez de l’intégrité au sein de votre équipe ? Dirigez, et elle suivra.
- Être flexible : peu de projets créatifs sont immuables du début à la fin. Les choses changent. Une attitude et un processus flexibles vous aideront à vous adapter et à rester agile.
- Être créatif : sortez des sentiers battus lorsque vous résolvez les problèmes. Organisez des réunions d’équipe à l’extérieur. Définissez des dates cibles plutôt que des échéances concrètes. Offrez des récompenses créatives pour le travail de qualité.
- Être conscient de soi et conscient des autres : les chefs de projet créatifs qui réussissent sont conscients de leurs sentiments ainsi que des émotions des autres. Vous prendrez de meilleures décisions lorsque vous serez conscient de votre humeur, de vos réactions et de votre mode de prise de décision. Faites de meilleurs commentaires, favorisez un sentiment de stabilité et aidez votre équipe à atteindre son plein potentiel.
- Avoir eu une précédente expérience avec des personnalités créatives : l’approche traditionnelle de la gestion de projet ne fonctionne pas avec les personnes créatives qui tentent de concevoir des produits créatifs. Un chef de projet créatif sait que certains membres de l’équipe sont très concentrés et axés sur les détails, tandis que d’autres sont en roue libre, sans aucun sens de délai ou de la portée. Pour la plupart des personnes créatives, le travail est une extension de leur identité, ce qui peut les rendre très sensibles aux commentaires, en particulier aux critiques sur leur travail. L’encadrement vous paraîtra moins intimidant si vous savez comment aborder ces personnalités.
- Résoudre les conflits de façon pacifique et productive : un conflit peut survenir sur n’importe quel projet dans lequel collaborent des personnes. Nous sommes tous humains. Le conflit peut même faire partie du processus créatif au moment de la recherche d’idées et de leur peaufinage. Cependant, les conflits ne doivent pas s’envenimer. Les chefs de projet doivent accompagner l’équipe au-delà des tensions, faire l’arbitre au besoin, trouver un terrain d’entente et rétablir le respect. Une équipe à l’atmosphère toxique ne produit pas un travail de qualité et met à rude épreuve la culture de l’ensemble de l’organisation. Pour atténuer cela, apprenez à être un champion de la communication.
- Se tenir informé des connaissances du secteur : établissez votre crédibilité grâce à votre connaissance des tendances du marketing et de la publicité. Familiarisez-vous avec les derniers outils technologiques qui vous aideront à gérer des projets, à stimuler la créativité et à prévoir les projets avec précision.
- Envisager des certifications en gestion de projet : mettez en valeur votre talent, votre réputation et votre valeur grâce à une certification professionnelle. Le Project Management Institute (PMI)® propose des programmes pour tout un éventail de professionnels de la gestion de projet. Brainmeasures dispose d’un programme conçu spécifiquement pour les chefs de projets créatifs. De nombreuses universités proposent aussi des programmes en ligne pour les professionnels trop occupés.
Bonnes pratiques en gestion créative
Les chefs de projet doivent être en partie créatifs et en partie responsables. Placez la créativité au cœur de chaque projet. Devenez un maître de la pensée créative, surtout si vous venez d’un milieu pratiquant la gestion de projet traditionnelle et que vous ne pensez pas être câblé pour la créativité. Voici quelques moyens de favoriser votre propre réflexion créative :
- Soyez curieux : demandez-vous pourquoi les choses arrivent, qu’il s’agisse d’un problème que vous rencontrez dans le projet ou d’un embouteillage sur le chemin du retour après le travail. Pourquoi cela s’est-il produit ?
- Élargissez vos centres intérêts : lisez un livre ou regardez un film hors de votre domaine d’expertise habituel.
- Prenez des notes : conservez un carnet de notes ou un aide-mémoire avec vos questions, vos idées et les faits amusants que vous avez appris.
- Amusez-vous : prenez du temps pour laisser votre corps et votre cerveau vagabonder. Soyez d’humeur enjouée au travail, et mettez quelques jouets dans votre espace de travail.
En tant que responsable, placez les personnes au centre du projet. La gestion créative exige de l’empathie. Vous devez comprendre les points de vue et les problèmes des personnes créatives qui vous entourent.
Les équipes sont remplies de types créatifs : directeurs artistiques, graphistes, photographes, designers et rédacteurs. Votre rôle est de nourrir ces différentes personnalités créatives et de comprendre leurs excentricités et leurs caractéristiques. Voici certaines choses à savoir sur les créatifs :
- Ils veulent des feuilles de route, pas une microgestion. Dites-leur ce que vous attendez du projet, et non la manière dont vous voulez qu’ils procèdent.
- Ils se soucient profondément, et personnellement, de leur travail. Utilisez des conseils réfléchis, avec une bonne dose d’éloges, lorsque vous leur faites des commentaires.
- Ils ont besoin de commentaires clairs. Si vous n’aimez pas quelque chose, expliquez ce qui sous-tend votre réaction. Le design est-il trop chargé ? La copie contient-elle trop de jargon ou de clichés ? Utilisez un langage objectif plutôt que des affirmations subjectives.
- L’inspiration ne vient pas sur demande. Donnez aux créateurs de contenu le temps et l’espace dont ils ont besoin. Parfois, ils peuvent donner l’impression qu’ils ne font rien, mais leur créativité bouillonne sous la surface.
- Ils ont une pensée visuelle et ne sont peut-être pas en mesure de mettre des mots sur leurs idées. Vous devez être leur avocat, leur traducteur ou leur médiateur lorsque leur travail ne répond pas aux attentes d’un client.
- Ils ont fréquemment de nouvelles idées, et ils doivent les partager avec les autres membres de l’équipe. Accueillez avec bienveillance une idée susceptible d’améliorer le projet. Elle pourrait même changer le projet. Mais, soyez également prêt à dire non si elle ne fonctionne pas.
- Les limites stimulent la créativité. Soyez clair sur la portée du travail, ou sur les contraintes du projet, et regardez comment ils explorent les différentes possibilités en fonction des limites que vous avez définies.
Bonnes pratiques de la gestion de projets créatifs
Contrairement aux bonnes pratiques conventionnelles de la gestion de projet, les bonnes pratiques de la gestion de projets créatifs exigent de prendre en compte les facteurs suivants : le travail créatif est subjectif ; les projets créatifs sont uniques ; les projets créatifs nécessitent des compétences particulières en communication ; les objectifs d’un projet créatif ne sont souvent pas définis ; les projets créatifs reposent sur la collaboration ; et les projets créatifs changent fréquemment.
La gestion de projet conventionnelle, quant à elle, fournit une feuille de route qui définit un projet et sa complexité. Elle permet aux responsables de recueillir toutes les exigences d’un projet et de surveiller son avancement tout au long des cinq phases :
- Lancement
- Planning
- Exécution
- Suivi et contrôle
- Clôture
En utilisant ce processus, les chefs de projet peuvent respecter les échéances, surveiller le budget, résoudre les problèmes de dérive de la portée et favoriser le succès. La gestion de projets créatifs organise et gère également le travail, mais elle intègre un autre facteur : la stimulation de la façon organique dont les idées créatives prennent vie.
En quoi la gestion de projets créatifs est-elle différente de l’approche traditionnelle ?
Comme les projets traditionnels, les projets créatifs sont limités dans le temps ; ils ont des dates de début et de fin. En plus de répondre à ces contraintes de temps, vous devez également gérer les coûts et le travail dans ces limites. Les projets créatifs sont également souvent interdépendants, avec des tâches et des activités qui dépendent les unes des autres.
La gestion de projet classique peut être insuffisante pour les projets créatifs, à d’autres égards :
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Le travail créatif est subjectif : le travail créatif est difficile à quantifier. Il existe peu de métriques ou d’indicateurs clés de performance (KPI) associés à une bonne conception. Alors que rien n’importe autant qu’un travail de haute qualité, la « qualité » est difficile à définir. Établissez des critères avec un langage objectif, mais laissez de la liberté pour permettre au processus créatif d’évoluer au cours du projet.
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Les projets créatifs sont uniques : ils peuvent être similaires à d’autres projets, mais ils ne sont jamais identiques. Une campagne publicitaire peut s’appuyer sur les éléments d’une autre, mais chaque projet est unique et vous devez le traiter en conséquence.
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Les projets créatifs nécessitent des compétences particulières en communication : vous devez traduire ce dont vos clients ont besoin en tâches spécifiques que l’équipe peut accomplir. Lorsque vous gérez le projet, vous devez employer un vocabulaire commun, afin de pouvoir expliquer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
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Souvent, les objectifs d’un projet créatif ne sont pas définis : les objectifs de votre projet découlent des buts du projet. Ils doivent être précis et mesurables. Une façon d’atteindre ces objectifs est de suivre le processus SMART : spécifique, mesurable, atteignable ou réalisable, réaliste et limité dans le temps. Découvrez en plus sur la rédaction d’objectifs SMART, et utilisez ce modèle pour vous aider.
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Les projets créatifs reposent sur la collaboration : contrairement aux projets techniques qui suivent généralement un processus simple, la créativité est stimulée lorsque vous mettez la collaboration au premier plan. Dans les projets réussis, tout le monde travaille main dans la main, car la collaboration est intégrée à chaque aspect de l’équipe. Impliquez les membres de l’équipe lors de la définition des objectifs, et de l’évaluation et de l’attribution des rôles. Soutenez les membres introvertis et moins engagés de l’équipe. Encouragez les membres les plus chevronnés de votre équipe à encadrer le personnel moins expérimenté. Depuis la réunion de lancement (lorsque vous alignez vos services sur les objectifs du projet) jusqu’à la présentation finale, vous pouvez surveiller la collaboration grâce à des réunions d’équipe régulières et des contrôles réalisés en petits groupes.
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Les projets créatifs changent fréquemment : les clients peuvent changer d’avis sur ce qu’ils veulent. Les membres de l’équipe peuvent avoir une meilleure idée de l’orientation du projet. La vision de vos parties prenantes peut ne pas correspondre à la créativité de l’équipe. Bien que le changement soit inévitable dans tout projet, une intégration solide des clients peut permettre d’éviter des surprises ultérieures. Dans le même temps, laissez suffisamment d’espace pour la flexibilité créative du projet. Résistez à l’envie de fournir tellement de détails que votre équipe ne sera pas en mesure de donner le meilleur d’elle-même.
Comment rationaliser la gestion de projets créatifs
La gestion de projet décompose un projet en cinq phases : le lancement ou la formulation de l’idée, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture du projet. Même si un projet est créatif, il a toujours besoin d’un processus. Voici des moyens d’optimiser ces étapes pour votre projet.
- Lancement/idée : une présentation créative constitue la base du projet. Travaillez avec votre client pour identifier les buts et objectifs du projet, le budget et le calendrier globaux, ainsi que les rôles et les responsabilités. Utilisez ce modèle de présentation créative destinée au client pour commencer : il offre une vue d’ensemble créative, prévoit de l’espace pour les coordonnées du client, ainsi que de la place pour décrire le budget du projet, la vue d’ensemble, les objectifs et les directives marketing.
Télécharger le modèle de présentation créative destinée au client
- Planification : une fois que vous avez identifié les buts et objectifs, il est temps de définir la manière de les atteindre. Vous devez organiser les tâches, créer un calendrier, estimer les coûts et identifier les risques éventuels. Utilisez ce modèle de plan marketing prédéfini pour décrire l’objectif de votre entreprise, ainsi que ses objectifs stratégiques, son marché cible et ses normes de performance, afin de vous assurer d’avoir un plan d’action approfondi et délibéré.
Télécharger le modèle de plan marketing
- Exécution : vous avez un plan, il est maintenant temps d’effectuer le travail. Un suivi de projet peut vous aider à identifier si vous respectez les délais et le budget, ou où se situent les goulets d’étranglement ou les risques. Ce modèle de tableau de bord pour la gestion de projet permet aux responsables d’avoir l’œil sur les divers aspects d’un projet donné, et de les visualiser sous la forme d’un instantané. Avec les diagrammes représentant le statut global des tâches, le budget et les éléments en attente du projet, et avec de l’espace pour attribuer des tâches et bien plus encore, ce tableau de bord permet de générer facilement des rapports actualisés sur le statut du projet ou de partager des informations avec les membres de l’équipe.
Télécharger le modèle de tableau de bord pour la gestion de projet - Excel
- Surveillance et contrôle : les projets, en particulier les projets créatifs, évoluent au fil du travail. De bons outils pour l’approbation et les commentaires des clients garantissent que tout le monde a accès aux mêmes informations et que vous restez dans le cadre du projet. Servez-vous de ce modèle de suivi de projet pour préciser les tâches et leur statut, les priorités, les livrables, les échéances, les coûts, les heures, etc. de votre projet. Si vous gérez un projet d’envergure, un modèle de suivi de projet vous aidera à vous organiser.
Télécharger le modèle de suivi de projet
- Clôture : une fois le projet terminé, il est temps d’évaluer ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui peut être amélioré pour le prochain projet. Rassemblez l’équipe (ou du moins les membres clés) pour célébrer les réussites, identifier les leçons apprises et analyser les performances de toutes les étapes du projet. Ce modèle de post-mortem vous guidera à travers les questions à poser. Il met en évidence les détails du projet, tels que les réalisations, les problèmes, les leçons apprises, etc., afin de faciliter le processus d’analyse de la performance de tous les éléments du projet.
Télécharger le modèle de rapport pour le bilan des projets
La gestion de projets créatifs en ligne peut : fluidifier votre projet, améliorer votre efficacité, favoriser la collaboration et maximiser la créativité, tout en appliquant le processus. Apprenez-en plus sur les avantages des logiciels de gestion de projet et sur la façon de trouver celui qui sera le plus adapté à vos besoins et à votre organisation.
Gestion de projet pour les équipes créatives
Les chefs de projet guident le travail, mais c’est l’équipe qui donne vie aux projets. Par conséquent, votre réussite dépend de la création d’un environnement favorable aux personnes créatives, qui encourage la collaboration. La culture de votre entreprise est essentielle pour donner le ton de la transparence et du partage. Les ingrédients secrets sont votre vision et votre philosophie de rassembler les gens et donner une voix à chacun.
Cette approche se joue dans la façon dont vous établissez votre flux de travail créatif. Vous devrez clarifier les rôles et les responsabilités afin d’éviter les doublons ou les conflits, tout en encourageant la collaboration. Lorsque vous cartographiez le flux de travail pour soutenir la portée du projet, faites de la place à la créativité et à l’efficacité. De plus, envisagez des outils logiciels adaptés à la structure et au style de votre équipe. Découvrez-en plus sur la création et la mise en œuvre d’un flux de travail créatif pour votre organisation dans cet article.
Gestion de projet pour les agences créatives
Les agences créatives qui réussissent ont établi des processus fiables, de sorte qu’elles évitent de repartir de zéro à chaque projet. Cependant, le processus d’une agence varie en fonction des exigences des clients. Les agences les plus performantes sont fanatiques de leur processus parce qu’elles ont appris ce qui fonctionne.
Assurez-vous que votre processus reflète vos valeurs fondamentales de communication et de collaboration et qu’il comprend les éléments suivants :
- Un calendrier pour les réunions et les commentaires, qui implique les clients à chaque étape
- Des mises à jour régulières du statut à l’intention des parties prenantes internes et externes
- Un point de contact principal entre le client (externe) et votre équipe (interne)
- Un chef de projet d’agence qui contribue à chaque étape du processus
- Des recherches pour votre projet, qui exploitent les données qualitatives de la base de données de l’agence et analysent celles provenant d’autres sources
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